PDKS (Personel Devam ve Kontrol Sistemleri) kurum ve kuruluşlarda, en ekonomik ve verimli şekilde personel kontrol ve takibi yapılmasına olanak veren, insan kaynakları departmanına veri aktarılmasını sağlayan donanım ve yazılım sistemleridir. Bordro hazırlanması için gereken kritik verileri parmak izi okuyucu ya da yüz tanıma sistemleri aracılığı ile hazırlar ve ilgili programlara aktarır.
Personelin işe giriş çıkış saatleri, mesaileri ve izinleri gibi devamlılığıyla ilgili bilgiler PDKS ile sağlıklı bir şekilde tutulur. Böylece ay sonunda puantaj ve buna bağlı maaş hesapları kolaylıkla yapılır. Ayrıca takip cihazı teknolojisi sayesinde ihtiyaç duyulduğunda kısa sürede geri dönük verilere hemen ulaşılabildiği için puantaj takibi rahatlıkla ve pratik bir şekilde yapılabilir.
PDKS sistemi; çalışanların çalışma saatlerinin, geç varışların, erken çıkışların, molalarda harcanan zamanın ve devamsızlığın takip edilmesini sağlar. Personel takip sistemi genellikle çalışanlara çalışılmayan süre için ödeme yapmaktan kaynaklanan fazla ödemeleri azaltarak işçilik maliyetlerini kontrol etmeye yardımcı olur. Transkripsiyon, yorumlama hatalarını ve kasıtlı hataları ortadan kaldırır. Ayrıca personel devam kontrol sistemleri sayesinde hatalı bilgi girişlerine engel olunarak yasal risk en aza indirilir.
Personel devam kontrol sistemleri yazılım ve donanım olmak üzere iki kısımdan oluşur. PDKS programı olarak da bilinen yazılım kısmı, işletmelerin çalışma yapısına entegre edilen, muhasebe programlarıyla uyumlu elektronik ortamda personele ait verilerin raporlandığı programdır. Donanım kısmı ise PDKS programı ile bağlantılı çalışan parmak izi okuyucu, yüz tanıma ve kart okuyucu gibi PDKS cihazlarıdır. Günlük dilde bu cihazlara kısaca “takip cihazı” da denmektedir.
İhtiyaca ve kuruluşun yapısına göre geçiş sistemleri aşağıdaki gibi farklılaşmaktadır:
Bariyerli Sistemler
Bariyer sistemleri, araç giriş çıkışlarını kontrol altına almak amaçlı kullanılan bir güvenlik sistemidir. Güvenliğin yanı sıra, giriş/çıkış izni, yetki alanları kontrolü, istatistik, otopark ücretlendirme, raporlama ve aranan aracı bulma işlemleri için yaygın olarak uygulanmaktadır. Araç geçişinde bariyerin kontrolü için tespit edilen ihtiyaçlara göre; RFID (Radyo Frekans ile tanıma), OCR (Optical Caracter Recognition) ile PTS (Plaka Tanıma Sistemi), loop dedektör, ışın ya da fotosel teknolojileri kullanılmaktadır.
Kartlı Sistemler
Çalışanlar kredi kartı ebadında firma logosu baskılı, isim resim yahut sadece bir seri numarasından oluşan mifare yada proximity kartlar verilir. İşçi ve personelleri mesaiye başlangıç ve bitişlerinde kart okuyucuya kartlarını okutarak hangi saatte başlayıp hangi saatte bitirdiklerini zaman damgası ile kayıt altına alır. Kartlı PDKS okuyucuları modellerine göre mesai başlangıç ve bitişlerde veya molalarda zil çaldırma özelliğine sahiptir. Bazı modellerdeki dahili batarya sayesinde elektrik kesintisi olsa bile personeller bundan etkilenmeden kartlarını okutabilirler.
Turnikeli Sistemler
Büyük ofis binaları başta olmak üzere kontrollü geçişe ihtiyaç duyulan tüm alanlarda uygulanabilir. Turnikelerin amacı, vakit kaybını en aza indirerek sorunsuz bir geçiş süreci sunmaktır. Aynı zamanda geçiş yapan kişiler kontrol edilerek izinsiz geçişlerin de önüne geçmek mümkün olur.
Biyometrik Sistemler
-> Parmak İzi Tanıma Sistemi: benzersiz olması, yaş ve diğer özelliklerin etkisinde kalarak değişmiyor olması ve dünya üzerinde bulunan milyarlarca insanın her birinin farklı bir parmak izine sahip olması nedeniyle oldukça en güvenli kimlik tanıma sistemlerinden biri olmaktadır. alınan görüntü üzerinden her bir parmak izinin farklı olması nedeniyle tüm parmaklara ait izler sistemde tanımlanarak kişiye özel ID kodlar oluşturularak kimlik takibi kolayca ve son derece güvenli bir şekilde yapılabilmektedir.
-> Yüz Tanıma Sistemi: Biometrik sistemler arasında son zamanlarda en çok tercih edilen cihazlardandır. Personellerin yüzleri farklı açılar ile çok kısa bir zaman içerisinde Yüz tanımalı PDKS cihazlarına kaydedilir. Daha sonrasın işçiler geçiş yapmak için yüzlerini okuturlar. Okutulan yüz tanımlı ise sesli ve Türkçe olarak teşekkürler sesini duyar ve geçiş hakkını alır. Yüz tanıma okuyuculu PDKS sistemleri işletme girişinde uygun bir duvara takılabileceği gibi istenirse 3 kollu turnike yahut hızlı geçiş turnikeleri üzerine de takılabilir. Birçok modelde data kablosu çekme zahmetini ortadan kaldıran WIFI ile bilgisayara bağlanma özelliği bulunmaktadır.
-> İris Tanıma Sistemi: Kullanıcı ve okuyucu arasında temas gerektirmediğinden dolayı oldukça kullanışlı bulunan iris tabakasının taranarak üzerinde işlem yapılması ile oluşturulan tanıma sistemi, kişilerin iris tabakaları üzerinden karakteristik özelliklerinin ayırt edilmesi ve veri tabanına işlenmesi sonucu tanımlama yapabilen bir teknolojidir.
-> Ses Tanıma Sistemi: Kişisel seslerin birbirinden farklı olması nedeniyle ve kişilerin bu şekilde el ve kollarının rahat olmasının avantajlı görüldüğü sistemde, çeşitli heyecan ve korku durumlarında yaşanan ses değişikliği tanımlamanın zorlaşmasına neden olurken kaydedilmiş bir ses ile kolayca kandırılabilen sistem, güvenli sayılmamaktadır.
-> Dedektörlü Sistemler: Dedektörler bir sisteme bağlı algılayıcılardır ve algıladıklarında bir kontağın durumunu değiştirirler. Geçiş sistemleri içerisinde, giriş ve çıkışları algılayarak sistemi çalıştıracak sinyali gönderirler.
